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【国际交流】关于申请研究生国际学术会议专项基金资助的通知

发布日期: 2020-01-08   浏览次数 1429

各单位、各位同学:


为帮助研究生加强国际交流、拓展学术视野、了解国际最新学术动态,我校国际会议专项基金将继续资助研究生同学赴国(境)外参加高水平国际学术会议。现将具体事宜通知如下:


       一、资助对象及条件

      符合以下条件的研究生,参加收录在《目录》中的国际学术会议,可按规定获得“国际学术会议专项基金”资助。

1. 华东师范大学基本学习年限内、享受学校奖助的全日制在读研究生(享受学校奖助且无工资的定向生,申请时需征得所在单位同意并提供书面同意函)。

2. 具有从事创新性科学研究的潜质与能力的研究生。

3. 有良好的外语交流能力。

4. 会议主题应与申请人专业领域紧密相关,且会期在论文答辩之前。

5. 申请人应为会议接收论文的第一作者,并将在会议上做口头报告或论文张贴。论文的第一署名单位和通讯作者单位为华东师范大学。每篇论文资助一名研究生参会。

6. 同一导师有多名学生参加同一会议时,仅资助其中一位,其余可通过其他经费或自费参会。资助人选由导师决定。

7. 同一培养单位有多名学生参加同一会议时,最多资助3人,其余可通过其他经费或自费参会。资助人选由培养单位推荐至研究生院。

8. 每名研究生在读期间只享受一次国际学术会议专项基金资助,硕博连读生硕士阶段和博士阶段各享受一次。


       二、资助内容及标准

1. 根据会议级别以及参会方式,研究生院资助往返国际旅费、会议注册费(不包括会员费、餐费和其他费用)和/或住宿费。具体资助内容如下:

    参会方式

会议级别

口头报告

论文张贴(墙报)

顶级国际会议

资助往返国际旅费(经济舱)、

会议注册费及住宿费(资助总金额不超过1.2万元)

资助往返国际旅费(经济舱)、会议注册费(资助总金额不超过1万元)

A级国际会议

资助往返国际旅费(经济舱)、

会议注册费(资助总金额不超过1万元)

资助往返国际旅费(经济舱)(资助总金额不超过0.9万元)

B级国际会议

资助往返国际旅费(经济舱)(总资助金额不超过0.9万元)

资助单程国际旅费(经济舱)(资助总金额不超过0.45万元)

2. 往返国际旅费报销上限详见附件一,单程国际旅费报销上限减半。

3. 住宿费报销上限为财政部、外交部联合印发的《因公临时出国经费管理办法》(财行〔2013516号)及《财政部、外交部关于调整临因公临时出国住宿费标准等有关事项的通知》(财行〔2017434号)中有关教职工住宿费标准的70%。具体执行上限详见附件二。

4. 预定机票、酒店时,应厉行勤俭节约、严禁奢侈浪费。

5. 会期恰逢境外访学时,访学地与会议地在同一国家时,旅费不予报销,其他费用按规定报销;访学地与会议地在同一城市时,旅费和住宿费不予报销,注册费按规定报销。

6. 参加A级及以上国际会议并获得大会设立的奖项(例如最佳论文奖等)者,不论之前是否获得本基金资助,经本人申请并提供获奖证书复印件、获奖情况简介等,由研究生院审核认定后,可再次获得本基金资助参加《目录》内的国际会议。

 

     三、申请与审批

1. 申请人应于会期前至少2个月向培养单位提出申请。

       2. 培养单位对申请人及其材料进行审核,确定推荐人选,报研究生院。

       3. 通过培养单位推荐的申请人登录网站iprocess.ecnu.edu.cn或“公共数据库师生综合服务平台网上服务出国服务研究生出国(境)申请(学习相关)”进行网上申请,并提交相关材料。

“出国境原因”选“国际会议”;“资金来源”选“参加国际会议资助”,也可根据实际情况多选。试点单位研究生“资金来源”选“院系经费”。

       4.申请人应在“研究生出国(境)申请(学习相关)系统上提交以下材料:

       1)《研究生参加国(境)外国际会议资助申请表》(附件三):经导师、院系分管研究生工作的领导签署意见并加盖公章后扫描为一个PDF文件;

       2)会议邀请函及论文录用函:需含有参会方式(口头报告/论文张贴)的说明;

       3)论文中英文摘要;

       4)外语水平证书;

       5)国际会议资助申请人基本信息表(附件四)。

5. 申请人网上提交申请材料后,经研究生院、学生工作部、财务处等相关职能部门会审,最后由国际交流处复核并出具《华东师范大学学生出国/赴港澳任务同意书》或由国际交流处港澳台办公室报上海市人民政府台湾事务办公室审批并出具赴台批件。


      四、回国总结及经费报销

1. 申请人应于国际会议结束7天内,向培养单位报到,并于一个月内,登录网站iprocess.ecnu.edu.cn公共数据库>>师生综合服务平台>>网上服务>>出国服务>>研究生回国/入境(学习相关)进行回国登记,同时提交以下材料:

       1)《华东师范大学研究生国际会议总结报告表》(附件五):经导师、院系分管研究生工作的领导签署意见并加盖公章后扫描为一个PDF文件;

       2)会议论文;

       3)会议报告PPT/墙报;

       4)会议日程安排(含本人发言(或墙报)的日程页面)

       5)会议照片;

       6)机票订单、行程单/发票、登机牌;

       7)注册费收据(资助内容包括注册费时提供);

       8)住宿费收据(资助内容包括住宿费时提供)。

2. 总结材料经审核通过后,由研究生教育国际合作与交流办公室以电邮方式通知相关报销事宜。未提交总结材料或总结材料不够详实者,不予办理报销手续。


五、试点单位

1. 为进一步深化学校内部管理体制改革,大力推进二级管理,增强培养单位的办学活力,学校批准教育学部信息学部、化学与分子工程学院、心理与认知科学学院、河口海岸科学研究院为国际学术会议专项基金试点单位,研究生院不直接受理上述单位学生的申请。

2. 国际会议经费由研究生院打包拨付试点单位。试点单位应秉持公平公正、厉行节约的原则,研究制定适合本单位实际情况的资助办法,合理确定资助内容及资助标准。

       3. 试点单位研究生仍需登录网站iprocess.ecnu.edu.cn或“公共数据库师生综合服务平台网上服务出国服务研究生出国(境)申请(学习相关)”进行网上申请,并提交相关材料。

“出国境原因”选“国际会议”;“资金来源”选“院系经费”,也可根据实际情况点选除“参加国际会议资助”外的其他选项。

4. 每年年末,试点单位应向研究生院提交学生参会信息及经费使用情况表格(模版详见附件)、论文集以及论文获奖证明复印件等项目运行总结材料。


      六、其他

1. /入境日期应为会议日期前后各不多于两天(亚洲地区不多于一天),但仅报销会期住宿。

2. 发表、公开与获得资助有关的论文、研究项目或者科研成果时,应注明本项目/成果/论文得到华东师范大学研究生国际会议专项基金资助  

3. 申请人应自行办理护照(因私)和签证等手续。如有需要,研究生院将协助办理资助证明。

4. 以上通知内容,自发布之日起开始实施。此前已印发的有关规定与本通知相抵触的,以本通知为准。最终解释权归研究生院所有。


七、联系方式

       联系人 杨老师

       电话 54342971

       电邮 rhyang@yjsy.ecnu.edu.cn


附件:2020.01国际会议通知附件.rar

 

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